Savoir rédiger rapidement des emails efficaces
Gagner en temps, en clarté et en qualité relationnelle dans les échanges électroniques grâce à une vraie méthode d’email professionnel — Référence ECRFRA21
Pourquoi cette formation est un levier direct de qualité des échanges électroniques
Une majorité de collaborateurs n’ont aucune idée des méthodes et techniques de rédaction d’emails, ni des principes et règles d’étiquette en échange électronique. Ce manque cause de nombreuses imprécisions et confusions dans les messages échangés, ainsi que des pertes régulières d’informations.
Ce que la formation apporte
- Des techniques de rédaction d’emails qui font gagner en temps et en efficacité.
- Des repères concrets pour améliorer fortement la qualité de l’information échangée dans l’entreprise.
- Une meilleure maîtrise des règles d’e-étiquette et des usages de la messagerie électronique.
Public concerné
Tout collaborateur ou manager qui souhaite améliorer la qualité de ses emails et participer à une meilleure qualité des échanges électroniques dans l’entreprise.
Prérequis
Aucun pré-requis.
Durée & formats
- Deux jours (14h) consécutifs
- Formation disponible aux entreprises et individuels
- Inter, intra, coaching, présentiel, distanciel et hybride Sur demande
Objectifs opérationnels
Maîtriser la rédaction efficace de l’email
- Acquérir les techniques de rédaction efficaces d’un email.
- Structurer ses messages pour faciliter la lecture, l’indexation et la compréhension.
- Rédiger plus vite, plus clairement et avec plus de précision.
Améliorer la qualité des e-échanges
- Améliorer la qualité des e-échanges d’information.
- Savoir appliquer les règles de l’e-étiquette.
- Renforcer la qualité relationnelle et l’efficacité des échanges électroniques.
Bénéfices pour l’organisation
Echanges électroniques plus fiables
- Des messages plus précis, plus explicites et moins sujets aux confusions.
- Une meilleure circulation de l’information par email dans l’entreprise.
- Une réduction des pertes d’informations en ligne et des incompréhensions récurrentes.
Impact relationnel et opérationnel renforcé
- Des emails moins susceptibles de dégrader les relations interpersonnelles.
- Une meilleure cohésion dans les équipes grâce à des échanges plus soignés.
- Une diminution des effets indésirables liés à des emails imprécis ou mal formulés en contexte de production.
Méthodes pédagogiques
- Apports de techniques et méthodes via des exposés et démonstrations.
- Travail collectif d’analyse et d’amélioration d’emails échantillons fournis par vos collaborateurs et représentatifs des problèmes à résoudre.
- Travail en écran partagé en distanciel, sur vidéoprojecteur en présentiel.
Positionnement & évaluation
- En entrée formation : quizz de positionnement.
- En cours de formation : mises en situations et quizz d’acquisition.
- En fin de formation : exercice d’application de synthèse.
Les + pédagogiques
- Consultant-formateur expert.
- Méthodologie unique.
- 6 participants maximum en présentiel et distanciel.
- Bilan et plan d’action personnalisés à l’issue.
Programme de la formation
Une progression complète pour comprendre les spécificités du média email, maîtriser sa structuration, améliorer son impact visuel et informationnel, puis renforcer la qualité relationnelle des échanges grâce à l’e-étiquette.
1) S’approprier les caractéristiques de la correspondance par emails
- Avoir conscience de l’impact du format email sur la communication interpersonnelle.
- Connaître quelques chiffres sur l’impact des emails sur la vie de l’entreprise.
- Bien savoir ce que l’on attend de l’échange de mail.
- Savoir établir et conserver une relation privilégiée en utilisant le media email à bon escient.
2) Le format email : découvrir de nouvelles fonctionnalités
- Fonctionnalités essentielles de la messagerie : conséquences sur les principes de rédaction d’emails.
- Connaître les principes d’accessibilité, de lisibilité et de compréhension des courriels.
- Objet, attaque du mail, pièces attachées et corps de texte : effets sur la lecture et l’indexation.
3) Pourquoi utiliser l’email
- Savoir quelle est la réaction attendue des différents destinataires.
- Utiliser les spécificités de l’email : l’impact des formats.
- Mesurer l’impact des pièces jointes sur l’objectif de sa communication email.
- Champs expéditeur, destinataire, CC, CCI, etc. : règles de lecture et de réponse.
4) Rédaction : faciliter l’accès en lecture visuelle
- Savoir créer des points d’entrée visuels pour faciliter l’accès.
- Organiser son écrit pour faciliter les stratégies de lecture et optimiser l’impact visuel.
- Rédiger un document accessible et clair : segmenter et signaler.
- Rédaction efficace de l’objet : les effets sur l’indexation.
- Savoir rédiger un objet pertinent, informatif, explicite, concis et favorisant l’indexation.
5) Savoir structurer et construire son email
- Utiliser le plan en pyramide inversée pour faire gagner du temps en rédaction et en lecture.
- Structurer l’email en paragraphes complets.
- Relier les idées avec logique pour mieux argumenter : coordination et interlignes.
- Savoir utiliser pleinement toutes les ressources de la ponctuation.
6) Rédiger ses emails : organiser, renforcer et unifier son message écrit
- Comment rédiger : écrire clair, simple, court, concis et concret.
- Utiliser un vocabulaire et des expressions adaptées à son lectorat.
- Savoir utiliser pleinement toutes les ressources de la ponctuation et des attributs.
- Utiliser la typographie à bon escient.
7) E-étiquette : établir une relation de qualité avec son lecteur
- Suivi de l’échange : quand et comment faire évoluer une conversation, un fil.
- Connaître les règles du savoir écrire de la messagerie électronique.
- Utiliser le bon ton relationnel : formules d’introduction, de conclusion et de politesse.
- Soigner la relation avec le lecteur : montrer de l’empathie.
- Ecrire concis, certes, mais écrire convivial grâce aux reprises empathiques.
Exemples d’application
Cas 1 — Améliorer des emails trop flous et mal indexés
Une équipe échange quotidiennement des emails imprécis, avec des objets peu informatifs et des messages mal structurés. La formation lui apporte des techniques concrètes pour clarifier les intentions, faciliter la lecture et sécuriser l’information transmise.
Cas 2 — Préserver la relation dans des échanges électroniques sensibles
Des collaborateurs constatent que certains emails détériorent inutilement les relations ou créent des tensions. La formation leur permet d’ajuster le ton, de soigner la courtoisie et d’utiliser les reprises empathiques pour améliorer la qualité relationnelle des échanges.
Modalités d’accès & accessibilité
Intra-entreprises à la demande, sur votre site ou en nos locaux.
Inscriptions entreprises et individuels par email à contact@face-lecteur.com. Confirmation sous 24 heures par retour.
Sessions distancielles garanties dès la 1ère inscription.
Nombre de participants : 6 participants maximum par session pour un travail optimisé.
Accessibilité : nos locaux sont handi-accessibles. Nos équipes sont sensibilisées aux besoins des personnes malentendantes et malvoyantes. Merci de signaler tout besoin d’adaptation.
Questions fréquentes
1) Cette formation traite-t-elle aussi les règles de l’e-étiquette ?
Oui. Le programme aborde explicitement les règles d’e-étiquette, le ton relationnel, les formules adaptées, le suivi des fils de discussion et la qualité de la relation à l’écrit.
2) Travaille-t-on sur de vrais emails représentatifs des problèmes rencontrés ?
Oui. La formation prévoit un travail collectif d’analyse et d’amélioration d’emails échantillons fournis par vos collaborateurs et représentatifs des problèmes concrets à résoudre.
3) La formation aide-t-elle à mieux rédiger l’objet des emails ?
Oui. Une partie spécifique du programme est consacrée à la rédaction d’objets pertinents, explicites, concis, informatifs et favorisant l’indexation.
4) Convient-elle à des équipes qui envoient déjà beaucoup d’emails ?
Oui. Elle est particulièrement utile aux équipes pour lesquelles l’email représente un canal quotidien d’information, de coordination et de relation, et qui souhaitent en améliorer la qualité globale.
5) Que reçoivent les participants à l’issue ?
Ils reçoivent chacun un exemplaire de l’ouvrage de Patrick JAY Ecrivez plus rapidement des emails plus efficaces !, le support PowerPoint utilisé pendant la formation, ainsi qu’un bilan et un plan d’action personnalisés.